Het uitvoeren van kwalitatief goede audits is een vak apart. Daarom werken wij graag met panelvoorzitters uit onze vaste voorzitterspoule. Zij hebben onze meerdaagse training gevolgd en nemen deel aan onze periodieke professionaliseringsactiviteiten. Zo organiseerden wij in de afgelopen periode een aantal online kalibratiesessies, met steeds circa acht van onze voorzitters. Waar spraken we zoal over? Wat zijn de ervaringen van onze voorzitters met online audits? En welke tips en goede voorbeelden deelden zij met elkaar? Daarover gaat dit weblog.  

Kwaliteit van onderwijs in coronatijd

Op 2 februari 2021 verstuurde de NVAO aan alle hogescholen en universiteiten, koepelorganisaties en secretarissen een brief waarin zij tijdens accreditatieaudits extra aandacht vraagt voor de kwaliteit van onderwijs in coronatijd. Alhoewel de kalibratiesessies met onze voorzitters voor het verschijnen van deze brief plaatsvonden, hebben we met hen wel gesproken over aandacht aan corona-gerelateerde thema’s. Het ligt voor de hand om met de examencommissie even in te zoomen op de borging van de kwaliteit van online toetsen of met het studentenpanel te spreken over de wijze waarop de opleiding haar studenten volgt. Corona-gerelateerde thema’s kunnen ook goed ter illustratie dienen voor de werking van het kwaliteitssysteem, maar zij mogen nooit de boventoon voeren tijdens de gesprekken, zo menen wij. Het is belangrijk om ervoor te waken dat een visitatie niet uitmondt in een ‘corona-audit’. Het beoordelingskader van de NVAO is en blijft de meetlat voor ieder auditpanel. Het is aan onze voorzitters om tijdens audits voor een juiste balans te zorgen.

Online audits

Alhoewel vrijwel al onze voorzitters nog steeds de voorkeur geven aan de aloude fysieke audit, is dat in de huidige omstandigheden niet altijd mogelijk en/of gewenst. Dat is geen probleem, want ook online gaat het inmiddels prima. De afgenomen reistijd en de mogelijkheid om het vooroverleg online te organiseren, zien de voorzitters als voordelen van de huidige situatie. En een hybride auditvorm, waarbij het panel wel fysiek bijeen is en via een groot scherm met de auditees in verbinding staat, heeft weer als voordeel dat de interne afstemming tussen panelleden tijdens de audit gemakkelijker verloopt. 

Het is aan onze voorzitters om tijdens audits voor een juiste balans te zorgen.

Tips en tricks

Tijdens de bijeenkomst deelden de voorzitters tips en goede voorbeelden die bijdragen aan het uitvoeren van een succesvolle online audit. We delen hun tips ook graag met u.

• Overleggen kost online meer tijd. Dit klinkt raar, maar tijdens een audit pak je een kopje koffie en onderwijl praat je rustig door. Dat gaat online niet. Dan ben je even weg om die kop koffie te halen. Zorg dan ook voor voldoende overlegtijd voor het panel tussen de gesprekken door. Ditzelfde geldt eveneens voor de voorbereidingstijd voor het opmaken van de terugkoppeling.
• Zorg dat het panel de hele dag beschikt over een eigen vergaderkanaal, bij voorkeur georganiseerd door de secretaris. Via dit kanaal kan het panel het interne overleg voeren.
• Maak een whatsapp-groep aan, die in geval van noodsituaties gebruikt kan worden (bv. als bij iemand de internetverbinding niet sterk is).
• De meeste voorzitters zijn geen voorstander van het gebruik van de chatfunctie tijdens de gesprekken met auditees. Door dit van tevoren te communiceren aan de opleiding, zal hier geen verwarring over ontstaan. Het gebruik van ‘handjes’ is wel heel fijn.
• Zorg dat de auditee-groepen online minder groot zijn dan tijdens fysieke audits. Zes auditees is voor een online sessie het maximum.

Kortom, een goede afstemming vóóraf met de opleiding - via de secretaris - is van wezenlijk belang voor een succesvolle visitatiedag. Oh ja, maak die dag vooral niet te lang. Maak er, indien mogelijk, desgewenst twee dagdelen van, verdeeld over twee dagen en voer het ontwikkelgesprek op een later moment.

Nog meer van onze voorzitters

Tijdens de bijeenkomsten met onze voorzitters hebben we ook gesproken over de inzage van toetsen, het al dan niet maken van (video)opnames, en audits bij opleidingen die deelnemen aan het experiment leeruitkomsten (flex in de volksmond). Hierover meer in een volgende weblog.