Fase 0 Vooraf
U hebt zich ingelezen in de EVC Kwaliteitscode 3.0.
Hobéon zal bij de beoordeling toetsen of uw organisatie volledig voldoet aan de EVC- Kwaliteitscode.
Fase 1 Aanmelden
U meldt zich aan bij Hobéon. Wij bespreken met u uw specifieke positie, voor welke standaarden en domeinen u een erkenning wenst, alsmede de beoogde bijdrage van onze beoordeling aan uw ambities en of erkenning haalbaar is. Daarna stellen wij een offerte op. De kosten voor een erkenningsperiode voor drie jaar liggen rond de € 8.500. tot ongeveer € 15.000 ,- afhankelijk van het aantal uitgevoerde procedures en de grootte van de organisatie. Dit bedrag is exclusief BTW.
Fase 2 Intake
Na de accordering van de offerte maken wij afspraken met u over de praktische uitvoering van ons onderzoek. Gezamenlijk wordt de auditdatum bepaald en stellen we een concept programma op. U ontvangt van ons een invulformulier. U vermeldt daarop uw huidige erkenning en eventuele nieuwe erkenningen en het aantal uitgevoerde procedures. Tevens geven wij u een overzicht van welke documenten we aanvullend van u wensen te ontvangen.
Fase 3 Documenten
Tenminste 2 weken voorafgaande aan de audit stuurt u ons het ingevulde formulier en de documenten toe. Dit kan zowel via de e-mail als via onze Sharepoint-omgeving. Mocht u als kandidaat-organisatie nog een aantal documenten op orde moeten brengen, omdat ze niet voldoen aan de EVC Kwaliteitscode 3.0, dan kan het zijn dat wij voor de herbeoordeling extra kosten in rekening brengen.
Fase 4 Documentenanalyse
Vervolgens voeren twee auditoren onafhankelijk van elkaar de documentenanalyse uit. Bij bestaande EVC-aanbieders bekijken de auditoren ook steekproefsgewijs enkele volledige Ervaringscertificaten (dossiers van assessments).
Fase 5 Audit
Op de afgesproken datum bezoeken twee auditoren de organisatie. Tijdens dit bezoek spreken we met betrokken partijen zoals management, begeleiders en assessoren en eventueel de medewerkers kwaliteitszorg om langs deze weg te verifiëren of hetgeen in de aangeleverde documentatie staat beschreven, in de praktijk zichtbaar is.
Fase 6 Rapportage
Het auditteam stelt binnen 6 weken de auditrapportage op en biedt het de organisatie aan voor reactie (wederhoor). Daarna stelt het auditteam de definitieve versie op en stuurt u dat toe.
Fase 7 Erkenning
Wanneer de organisatie voldoet aan alle onderwerpen van de EVC Kwaliteitscode 3.0., komt het in aanmerking een erkenning. U stuurt het rapport vervolgens door naar het Nationaal Kenniscentrum EVC met het verzoek als erkende EVC-aanbieder in het landelijke register te worden opgenomen.
Fase 8 Follow-up
Als nieuwe EVC-aanbieder start u altijd met een tijdelijke erkenning. Een tijdelijke erkenning is geldig voor twaalf maanden, een definitieve erkenning heeft een geldigheid van drie jaar. Gedurende deze certificeringstermijn beoordeelt Hobéon jaarlijks tussentijds toezicht op het kwaliteitszorgsysteem van de aanbieder door een jaarlijkse follow-up , ten minste twee keer per jaar een (onaangekondigd) bezoek van een Criterium Gericht Interview (CGI), en een steekproefsgewijze controle van de Ervaringscertificaten.
NRTO-keurmerk voor EVC-aanbieders (optie)
Een EVC-aanbieder kan de ambitie hebben om lid te zijn van de NRTO. In de reguliere EVC-audit kunnen wij de beoordeling van u als EVC-aanbieder combineren met het NRTO-keurmerk. Met de NRTO zijn afspraken gemaakt over het gecombineerd uitvoeren van deze beoordeling. Tegen geringe kosten zal de scope van de audit uitgebreid worden naar een aantal specifieke punten van het NRTO-kader. Hobéon kan deze controle uitvoeren bij alle EVC-aanbieders ongeacht of wij al dan niet de Beoordelende Organisatie zijn.