Participation Day / Medezeggenschapsdag Erasmus Universiteit Rotterdam

Bij universitair bestuur denken we al snel aan structuren, overlegorganen en formele processen. Die zijn onmisbaar, maar vormen vooral het fundament voor iets groters. Goed bestuur gaat niet alleen over het naleven van regels en het borgen van kwaliteit, maar ook over het creëren van verbinding, vertrouwen en gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Die uitgangspunten stonden centraal tijdens de Participation Day van de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR). De universiteit beschouwt ‘leven lang ontwikkelen’ niet alleen als een opdracht voor studenten, maar ook als een principe voor de eigen organisatie. Vanuit de overtuiging dat professionele ontwikkeling door de hele instelling heen stroomt, organiseerde de EUR de Participation Day waarin ontmoeting, dialoog en gezamenlijke reflectie centraal stonden.

Tijdens deze dag kwamen medewerkers, docenten en studenten samen, niet alleen om te praten over formele verantwoordelijkheden, maar ook om relaties te versterken en de instelling als geheel verder te ontwikkelen. 

Hobéon-adviseur Roel van Krieken trad op als dagvoorzitter. Onderwijsjurist en Hobéon adviseur prof. mr. Pieter Huisman ging in op de juridische basis van medezeggenschap en het belang daarvan voor goed bestuur in het hoger onderwijs.

De kernboodschap van de dag werd krachtig verwoord door rector magnificus prof. dr. ir. Jantine Schuit: 

Effectief bestuur is geen solistische opgave, maar een gezamenlijke inspanning. 

De belangrijkste inzichten van de Participation Day zijn samen te vatten in vier samenhangende lessen.

1. Het doel is niet naleving, maar verbinding

Het primaire doel van de Participation Day was niet het herzien van statuten of het afvinken van procedurele punten, maar het versterken van samenwerking en onderling vertrouwen. De nadruk lag op ontmoeting: deelnemers werden expliciet uitgenodigd om elkaar te leren kennen, over grenzen van teams en faculteiten heen.
Aan de dag namen ongeveer vijftig mensen deel uit uiteenlopende gremia, waaronder opleidingscommissies, faculteitsraden, de universiteitsraad, dienstenraden en de Erasmus Labour Council. Ook de juridische adviseurs van de universiteit waren aanwezig. Deze bewuste mix van medewerkers, docenten en studenten droeg bij aan een bredere blik en een sterker gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Door te investeren in deze verbindingen verschuift de focus van procedures naar mensen. Bestuur wordt daarmee concreter en toegankelijker: deelnemers weten elkaar sneller te vinden, herkennen elkaars expertise en zoeken elkaar ook buiten formele overlegmomenten op. Zo ontstaat de basis voor een lerende organisatie, waarin het gemakkelijker wordt om gebruik te maken van elkaars kwaliteiten en samen te werken aan verbetering.

Deze nadruk op verbinding roept direct een vervolgvraag op: wat betekent dit voor de rol van gekozen vertegenwoordigers binnen de medezeggenschap?

2. Vertegenwoordiging is een gesprek, niet alleen een stemming

Vanuit die vraag verschoof de aandacht naar de relatie tussen medezeggenschapsleden en hun achterban. Tijdens een interactieve sessie van de universiteitsraad, verzorgd door leden van het presidium, werd verkend hoe vertegenwoordiging in de praktijk vorm krijgt en welke dilemma’s daarbij spelen. 

Centraal stonden vragen als:

• hoe verhoud je je als gekozen vertegenwoordiger tot de studenten en medewerkers die je vertegenwoordigt?
• welke vormen van overleg en feedback zijn effectief?
• hoe ga je om met uiteenlopende, en soms tegenstrijdige belangen binnen je achterban?

De gesprekken maakten duidelijk dat vertegenwoordiging meer is dan besluitvorming alleen. Het vraagt om voortdurende dialoog, luisteren en terugkoppeling. Daarbij ging het niet alleen over beleid en curriculum, maar ook over het welzijn van de universitaire gemeenschap.

In dat licht verzorgde de Erasmus Labour Council een sessie over de bescherming van arbeidsrechten binnen de universiteit. Deelnemers uit verschillende gremia gingen met elkaar in gesprek over werkdruk, welzijn en rechtspositie. Door signalen uit verschillende delen van de organisatie te delen, werd zichtbaar hoe medezeggenschap kan bijdragen aan een gezonde en rechtvaardige werkomgeving.

Juist wanneer belangen uiteenlopen en signalen niet eenduidig zijn, blijkt hoe belangrijk interpretatie en afweging zijn binnen medezeggenschap.

3. Onderwijsrecht: van wet naar praktijk

De noodzaak tot zorgvuldige afweging van wet naar praktijk kwam scherp naar voren tijdens de sessie over onderwijsrecht. Onder leiding van juridische experts van Hobéon en de eigen juridische adviseurs van de universiteit gingen deelnemers aan de slag met concrete praktijkcases. De sessie liet zien dat wet- en regelgeving zelden eenduidige antwoorden biedt. In veel situaties is sprake van grijze gebieden, waarin context, proportionaliteit en redelijkheid een belangrijke rol spelen. Het simpelweg toepassen van regels volstaat dan niet; interpretatie en gezamenlijke reflectie zijn essentieel.

Juist in deze ambiguïteit toont een bestuursmodel gebaseerd op dialoog en vertrouwen zijn waarde. Wanneer de juiste weg niet direct vastligt, biedt samenwerking tussen bestuur, medezeggenschap en ondersteuning de ruimte om tot gedragen oplossingen te komen.

Deze praktijkvoorbeelden maakten duidelijk dat goed bestuur niet alleen vraagt om juridische kennis, maar ook om een gedeeld gevoel van verantwoordelijkheid voor kwaliteit.
 

Samenwerking en dialoog tussen medezeggenschap en bestuurlijke verantwoordelijkheid vormen de hoeksteen van goed bestuur.

4. Kwaliteit is een gedeelde cultuur, geen top-downverplichting

In de sessie over kwaliteitszorg werd bewust afstand genomen van een beperkte focus op instrumenten zoals studentenvaluaties en panels. In plaats daarvan stond het bredere kwaliteitsborgingssysteem van de universiteit centraal, en de rol die ieder lid van de gemeenschap daarin speelt.
Onder leiding van experts op het gebied van kwaliteitszorg bij de EUR werd besproken:

• waar medezeggenschapsorganen invloed kunnen uitoefenen,
• hoe raden en commissies kunnen bijdragen aan het versterken van een kwaliteitscultuur,
• en hoe individuele leden kunnen bijdragen aan voortdurende verbetering van het onderwijs.

Deze benadering decentraliseert het eigenaarschap van kwaliteit. Academische excellentie wordt niet gezien als iets dat top-down moet worden afgedwongen, maar als een culturele praktijk die op alle niveaus van de organisatie wordt vormgegeven. Elk lid van een medezeggenschapsorgaan is daarmee niet alleen gesprekspartner, maar ook mede-eigenaar van de onderwijskwaliteit, met invloed op zowel beleidskeuzes als de dagelijkse onderwijspraktijk.
 

Conclusie: van procedure naar partnerschap

De Participation Day van de Erasmus Universiteit Rotterdam laat zien hoe governance kan verschuiven van een nadruk op procedures naar een vorm van mensgericht partnerschap. Een universiteit die van haar studenten verwacht dat zij zich blijven ontwikkelen, moet diezelfde lerende houding ook in haar eigen organisatie cultiveren.
Effectief bestuur blijkt daarbij geen doel op zich, maar het fundament dat samenwerking, vertrouwen en voortdurende verbetering mogelijk maakt. De Participation Day fungeerde zo niet als eindpunt, maar als een gezamenlijke stap in de verdere ontwikkeling van medezeggenschap en bestuur aan de EUR.

Hobéon dankt de Erasmus Universiteit Rotterdam voor deze krachtige samenwerking op deze bijzondere dag en blijft graag actief in het vervolg op deze thema’s binnen de universiteit.

Meer weten?

Wilt u weten wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen bij de professionalisering van kwaliteitszorg? Neem dan contact op met Roel van Krieken, senior-adviseur of met Pieter Huisman, senior-adviseur bij Hobéon en tevens bijzonder hoogleraar onderwijsrecht aan de Tilburg Law School.