Certificering openbare bibliotheken 2014-2017
De certificeringsregeling voor de openbare bibliotheken gaat, na de uitvoering van een aantal pilots eerder dit jaar, binnenkort de derde ronde in voor een cyclus van vier jaar. Forse aanpassingen zoals het rigoureus schrappen in de hoeveelheid normeisen moeten de regeling passend maken bij de fase waarin de bibliotheken nu verkeren.
Doel regeling
De regeling beoogt primair het toetsen van de kwaliteit van de openbare bibliotheek om vast te stellen of de organisatie als volwaardig partner in het netwerk van openbare bibliotheken kan functioneren. Daarbij staat de vraag centraal of de bibliotheek voldoende toekomstbestendig is om haar publieke opdracht uit te voeren. Een afgeleide doelstelling is het verbeteren en ontwikkelen van de kwaliteit van het netwerk van openbare bibliotheken. Zo zou er sprake moeten zijn van een meervoudige meerwaarde van certificering: klantwaarde, toekomstwaarde en stelselwaarde!
Certificeringnorm openbare bibliotheken
De werkwijze is als volgt: de bibliotheek schrijft een beknopte zelfevaluatie ter voorbereiding op de audit waarin zij beschrijft hoe zij zich verhoudt tot de 9 normeisen: Leiderschap, Strategie, Medewerkers, Processen, Middelen, Netwerk, Dienstverlening, Collectie, Gemeente(n).
Elke normeis kent 4 aspecten waarop gescoord moet worden. Score van 0 of 1= voldoet niet; 2 = zwak, levert verbeterpunten op; 3 = voldoet; 4 = voldoet op uitstekende wijze. In een tabel worden de scores per normeis ingevuld, waarna er automatisch gemiddelde resultaten worden berekend, die tot een totaal % leiden. Hierbij betekent <65% = geen erkenning; 65<75% = geen erkenning maar een heraudit tussen minimaal een half en maximaal 2 jaar; 75<80% = voorwaardelijke erkenning met een nieuw oordeel na 3 maanden op basis van een herstelplan; 80<95% = erkenning; ≥95% = erkenning plus: in zo’n geval worden de best practices door de sector verspreid.
De werkwijze
Voorafgaand aan de audit (1 of 2 dagen; afhankelijk van aantal gemeenten/vestigingen), vindt er een voorgesprek van het auditpanel met de directeur van de instelling plaats. Een auditpanel bestaat uit een ‘peer’ uit het veld en een ‘expert’ met kennis van norm en certificering. In dit gesprek staan met name de toekomstgerichte ambities en dilemma’s van de bibliotheek centraal, waarbij de uitkomsten van het gesprek de focus en mede de agenda voor de audit bepalen.
De audit vindt op een of op meerdere locaties plaats, waarbij het panel de verschillende gremia, inclusief klanten en vertegenwoordiger(s) vanuit de subsidiegever(s) spreekt. Aan einde van de dag(en) koppelt het auditpanel op hoofdlijnen mondeling het beeld van de bibliotheek en de belangrijkste bevindingen ten aanzien van conformiteit met de certificeringsnorm terug, waarbij tevens wordt benoemd in welke mate de bevindingen passen bij de vooraf geformuleerde ambities en dilemma’s. Vervolgens schrijft het panel een rapportage (met hoor/wederhoor-procedure) met daarin de (eventueel) geconstateerde afwijkingen en vermelding van verbeterpunten per normeis. Dit leidt dan tot een bindend advies aan de Stichting Certificering Openbare Bibliotheken die het certificeringsbesluit neemt.
Meer informatie?
Willem van Raaijen is als één van de gecertificeerde auditoren in Nederland van meet af aan betrokken bij de certificering van de bibliotheken en bij de doorontwikkeling van de certificeringsnorm.
Willem van Raaijen is bereikbaar op telefoonnummer (070) 30 66 800 of per e-mail w.vanraaijen@hobeon.nl
