Tips van onze panelvoorzitters - deel 2

Inge van der Hoorn

1 week geleden

Het uitvoeren van kwalitatief goede audits is een vak apart. Daarom werken wij graag met panelvoorzitters uit onze vaste voorzitterspoule. Zij hebben onze meerdaagse training gevolgd en nemen deel aan onze periodieke professionaliseringsactiviteiten. Zo organiseerden wij in de afgelopen periode een aantal online kalibratiesessies, met steeds circa acht van onze voorzitters. Waar spraken we zoal over? Wat zijn de ervaringen van onze voorzitters met online audits? En welke tips en goede voorbeelden deelden zij met elkaar? Daarover gaat deze serie van weblogs. Deze keer over het opnemen van gesprekken en de ter inzage liggende stukken.  

Opnames maken

Wanneer een audit online plaatsvindt, bijvoorbeeld via Teams, is het eenvoudig mogelijk om dit op te nemen. Onze voorzitters zijn het echter met elkaar eens dat dit niet gewenst is. Docenten, studenten, leden van commissies; iedereen moet zich vrij kunnen voelen om te spreken. Als opnames achteraf terug kunnen worden gekeken, dan wordt hierdoor wellicht de ruimte om vrijuit te spreken beperkt.

online rec

Uitzondering op bovenstaande is de terugkoppeling van de bevindingen door het panel. Afhankelijk van de situatie en hoe de panelleden hier tegenover staan, kan de terugkoppeling eventueel wel door de opleiding worden opgenomen. Als een opleiding dit graag wil, kan zij dit aan het panel vragen. Het is uiteindelijk het panel dat beslist of de terugkoppeling wel of niet opgenomen zal worden.
Onze voorzitters vinden het wel belangrijk om duidelijk te maken dat de opleiding geen rechten kan ontlenen aan de opname van de terugkoppeling. De opname mag ook niet extern gepubliceerd worden en de secretaris van het panel ontvangt graag een kopie van de opname.  

Een tip! Het gebeurt wel eens dat tijdens de terugkoppeling alle deelnemers hun camera uit hebben staan. Om te voorkomen dat de voorzitters tijdens de terugkoppeling tegen een zwart scherm zitten te praten, vinden zij het juist heel fijn als de camera’s van tenminste enkele docenten en andere opleidingsvertegenwoordigers aan staan. Dit maakt dat de voorzitters op basis van de non-verbale communicatie tenminste enigszins kunnen inschatten hoe de terugkoppeling wordt ontvangen en hier zo mogelijk op kunnen anticiperen.  

Ter inzage liggende stukken 

Een ander thema dat tijdens de kalibratiesessies aan de orde kwam, was het door de te beoordelen opleiding beschikbaar stellen van de ter inzage liggende stukken. Tijdens een audit op locatie is het gebruikelijk om enkele stukken ter inzage te leggen voor het panel. Het betreft onder andere een aantal toetsdossiers. Het blijkt lastig om tijdens een online audit de tijd te vinden om de ‘ter inzage liggende stukken’ te bekijken, zo geven de voorzitters aan. Tip van de voorzitters: stel als opleiding de ter inzage liggende stukken  enkele dagen voor de audit alvast digitaal ter beschikking aan het panel. Dit heeft bovendien als voordeel dat de informatie die het panel hiermee ophaalt, de gesprekken op de auditdag verrijkt.   

Nog meer van onze voorzitters 

Tijdens de bijeenkomsten met onze voorzitters hebben we ook gesproken over audits bij opleidingen die deelnemen aan het experiment leeruitkomsten (flex-audits in de volksmond). Hierover meer in een volgend weblog.

Bekijk alle blogberichten