Interne audits binnen hogescholen

8 jaar geleden

Bijna alle opleidingen zijn nu al een keer door de ‘accreditatiezeef’ gegaan. Daarnaast is er het perspectief van het nieuwe accreditatiestelsel. Tegen die achtergrond analyseert Fokke Brouwer, senior adviseur bij Hobéon Groep de inzet en succesfactoren van het instrument interne audits.

Risicomanagement en kwaliteitsverbetering

Interne audits hebben van meet af aan twee functies gehad: risicomanagement en kwaliteitsverbetering. Deze functies zijn gespiegeld aan de twee functies van het accreditatiestelsel zelf: verantwoording van gerealiseerde kwaliteit en verbetering daarvan. Een van de redenen om aan vernieuwing van het stelsel te denken is het inzicht, dat het met de verbeterfunctie ervan niet zo goed gelukt is, althans niet over de volle breedte, niet zichtbaar en transparant.

Risicomanagement is daardoor een dominante invalshoek geworden bij interne audits. Het verliezen van de accreditatie had en heeft immers grote gevolgen voor de opleiding en de hogeschool. Dit  leidde tot window dressing, tot papieren tijgers waarmee in ieder geval het auditpanel tevreden zou zijn, tot uitdijende kwaliteitssystemen en tot een tijdelijke verbeterkramp, vastgelegd in vele plannen die na het vertrek van het auditpanel niet meer zo urgent voelden.

Toch hebben we ook de tweede functie van interne audits kunnen vaststellen. Ondertussen is er namelijk in veel opleidingen ook de wens gegroeid om structureel werk te maken van kwaliteitsverbetering: discussies aangaan met deskundigen over de koers van de opleiding, realistische en inspirerende verbeterplannen maken et cetera. Interne audits kunnen daarbij een uitstekend middel zijn om deze kwaliteitsambitie te realiseren. De ervaring van de afgelopen jaren heeft overigens geleerd, dat er dan wel aan een aantal voorwaarden voldaan moet worden.

Functie

In de eerste plaats moet de status van het interne auditrapport duidelijk zijn. In een aantal hogescholen wordt het interne auditrapport aangeboden aan het CvB. Het effect hiervan op de interne audit is afhankelijk van de cultuur binnen de organisatie rond kwaliteit, verantwoording en verbetering. Het risico bestaat, dat de interne audit aan dezelfde euvelen gaat lijden als vele accreditatie-audits. Er moet de bestuurders veel aan gelegen zijn om te zorgen, dat de verbeterfunctie van de interne audit centraal staat. Ruimte voor een kwetsbare en open opstelling van de betreffende opleiding is daarbij van groot belang.

Status auditteam

In de tweede plaats zal er aan het interne auditteam een extra eis gesteld worden: die van meedenker en adviseur. In sommige hogescholen liggen de competenties van interne auditoren vooral op het instrumentele vlak. Dat is niet een benadering die het gesprek over de kwaliteit van de opleiding sterk zal stimuleren. Veel hogescholen hebben ook de goede traditie gehad om ervaren onderwijsmanagers uit de eigen organisatie in de interne auditteams op te nemen. Bij de uitvoering strandt dit inmiddels toch vaak op vrijblijvendheid: geen tijd, geen prioriteit, laat het maar over aan docenten en kwaliteitsmedewerkers. Ook de betrokken docenten zijn niet altijd in staat er voldoende aandacht aan te besteden en het is ook de vraag of de op deze wijze samengestelde teams voldoende toegevoegde waarde voor de betrokken opleidingen hebben. Het kan de toevallige kwaliteit van de betrokkenen zijn, waardoor dit toch gerealiseerd wordt, maar slechts zelden wordt binnen hogescholen de kwaliteit en het gezag van de interne auditoren voldoende bewaakt. Hierop komen we straks nog terug.

Functie binnen het vernieuwde accreditatiestelsel

Vrijwel alle opleidingen hebben de eerste accreditatieronde met succes afgesloten. Zij kennen inmiddels de accreditatie-eisen en zij zijn erin geslaagd aan deze eisen te voldoen. De tweede ronde is in hoge mate gebaseerd op het vertrouwen, dat de opleidingen hun basiskwaliteit zeker hebben gesteld. Dit is ook voor de interne audits van belang. Opleidingen zitten niet langer te wachten op scores bij alle facetten van het accreditatiekader. Zitten niet langer te wachten op een risico-analyse. Zij willen meer, want zij hebben nu andere vragen en uitdagingen: vragen van strategische aard, hardnekkige kwaliteitsproblemen (denk aan blijvend laag rendement) waar ze moeilijk greep op krijgen, vernieuwde aanpak voor de toetsing (denk aan het toenemend belang van assessments) enzovoorts. Welnu, wat de opleidingen van een interne audit verwachten, is dat het panel zich op dit type problemen concentreert en daar advies over geeft.

Professionalisering van de interne audit

Zoals al gezegd, wordt de kwaliteit van de interne auditoren lang niet altijd systematisch bewaakt. De geschetste vernieuwing van de invalshoek van de interne audits kan aanleiding zijn om het systeem van die interne audits tegen het licht te houden en om aanpassingen door te voeren. Risicomanagement en verbeterfunctie kunnen in een andere verhouding tot elkaar komen te staan: de verbeterfunctie centraal, de risicoanalyse als bijproduct. Voor zo’n audit moet de opleiding zelf de inhoudelijk opdrachtgever zijn, door aan te geven wat de focus van de audit moet zijn, welke invalshoek voor hen het meeste op zou leveren en wat daarvoor de beste samenstelling van het team kan zijn.

Een goede mogelijkheid is het proces van interne audits gedeeltelijk extern te beleggen. Bij een mix van interne en externe auditoren kan de gewenste professionaliteit en gezaghebbendheid gerealiseerd worden en tevens het lerend vermogen van de organisatie zelf aangesproken worden. Hobéon heeft goede ervaringen met een dergelijke opzet van de interne audits bij verschillende hogescholen. Wij kunnen vanuit onze VBI-ervaring en de daarmee opgebouwde expertise op het gebied van onderwijskwaliteit en op het gebied van auditeren en strategisch adviseren een zinvolle bijdrage leveren.

De instellingsaudit

Met het nieuwe accreditatiestelsel komt er ook een tweede terrein van interne audits in zicht: de voorbereiding van de instellingsaudit. Hier zou een interne audit een doorlichting vooraf van het hogeschoolbrede kwaliteitssysteem impliceren. Hoe houdt het instellingsbestuur zicht én greep op de onderwijskwaliteit in de opleidingen? Dat is de centrale vraag van de instellingsaudit. De hogeschool zal, zeker in de eerste ronde, deze exercitie niet zonder peiling vooraf willen doen. Om een dergelijke peiling geheel intern te kunnen houden en tóch tot een onafhankelijk en gekwalificeerd oordeel te komen moet een hogeschool al geruime tijd beschikken over een afzonderlijke en gezaghebbende auditafdeling. Zeker voor deze ‘interne audit’ is een mix van interne en externe auditoren, of zelfs een geheel extern panel, de meest aangewezen weg. En ook hier is het belangrijk om, naast de algemene invalshoek van een brede risico-analyse, vooraf goed te formuleren waar de instelling zelf de meeste twijfel over heeft, zowel sterktes als zwaktes. Dan haal je er het meeste uit.

Hoe verder ?

Er liggen nieuwe kansen zijn op het gebied van de interne audit aldus Fokke Brouwer, senior adviseur bij Hobeon Groep. Benutting van deze kansen vraagt enerzijds een andere opstelling van bestuurders ten opzichte van de interne audit bij de opleidingen en anderzijds andere competenties van de interne auditoren. Met name analyse- en adviesvaardigheden zullen pregnant aan de orde komen. Hogescholen staan voor de keus om, als zij deze kansen willen aangrijpen, zelf auditoren op te leiden en interne audits te organiseren of dit uit besteden. Beide scenario’s hebben voordelen. In een mix komen de voordelen van beide tot hun recht: opbouwen van eigen expertise én aantrekken van externe, onafhankelijke professionals.

 

Deze bijdrage is eerder als artikel verschenen in de speciale editie ‘6 jaar accreditatie in het hoger onderwijs: kwelling of kwaliteit?’ van ons magazine Hobéon Aktueel. Wilt u één of meerdere nummers hard-copy ontvangen? Neem dan contact met ons op via (070) 30 66 800 of info@hobeon.nl.

Bekijk alle blogberichten